Як правильно підготувати документи

Повний і добре читабельний комплект документів допомагає уникнути додаткових запитань і затримок. Наведені нижче рекомендації стосуються документів, які ви передаєте нам у цифровому вигляді. Інші вимоги можуть бути погоджені в пропозиції або під час надання upload-code.

1. Дозволені формати й розміри файлів

Клієнтський портал наразі приймає такі формати:

Максимальний розмір одного файлу — 25 ГБ, а загальний розмір усіх файлів одного завантаження — 100 ГБ. Захищені паролем або зашифровані файли можна опрацьовувати лише за попередньою домовленістю. З міркувань безпеки виконувані файли, архіви та не зазначені типи файлів не приймаються.

Документи: PDF, TXT, RTF, DOC, DOCX та ODT;
Таблиці: CSV, XLS, XLSX та ODS;
Презентації: PPT, PPTX та ODP;
Зображення і скани: PNG, JPG, JPEG, WEBP та HEIC.

2. Якість сканів і фотографій

Ви можете самостійно оцифрувати документи сканером або застосунком для сканування на смартфоні, наприклад Adobe Scan чи аналогічним застосунком. Після цього експортуйте сам файл PDF або зображення та передайте його через клієнтський портал чи інший погоджений канал. За можливості не надсилайте лише посилання на спільний доступ, хмару або застосунок: доступ до нього може бути обмежений, посилання може втратити чинність або вимагати додаткового входу.

Якщо ви не можете створити придатну цифрову копію, ми можемо виконати сканування за попередньою домовленістю. Ця робота входить до замовлення лише тоді, коли її прямо погоджено, і через додаткові витрати часу та праці може призвести до додаткової оплати. Про помітні додаткові платні роботи ми повідомимо до їх виконання.

Скануйте документи за можливості з роздільною здатністю 300 dpi. Для звичайного тексту переважно достатньо відтінків сірого; використовуйте колір, якщо важливі кольорові позначки, печатки або підписи.
Усі сторінки мають бути повними, рівними, різкими й рівномірно освітленими. Краї, номери сторінок, печатки, підписи та рукописні доповнення повинні залишатися видимими.
Уникайте відблисків, тіней, пальців у кадрі, обрізаних кутів і надмірно стиснених фотографій із месенджерів.
Перед передаванням перевірте кожну відскановану сторінку при звичайному збільшенні: повноту, різкість, правильну орієнтацію та читабельність. Якщо ви самі не можете впевнено прочитати текст, файл зазвичай також непридатний для OCR.
Фотографуйте по можливості строго зверху на спокійному контрастному фоні. На одному фото зазвичай має бути лише одна сторінка. Документ повинен займати найбільшу можливу частину кадру; зайву поверхню столу, підлогу, сторонні предмети та інші ділянки поза документом бажано обрізати.

3. Повний комплект сторінок

Передайте всі сторінки документа у правильній послідовності, включно зі зворотними сторонами, додатками, вкладками та сторінками без видимого тексту, якщо вони належать до документа. Особливо звертайте увагу на позначення на кшталт «Сторінка 1 з 4» і переліки додатків.

Пов’язані сторінки бажано об’єднати в один PDF-файл. Окремі файли називайте однозначно, наприклад 01_Супровідний_лист.pdf, 02_Рішення.pdf і 03_Додаток.pdf. Повідомте нам, якщо певна сторінка свідомо відсутня або недоступна.

4. За можливості видаліть непотрібні дані третіх осіб

Перед передаванням бажано перевірити, чи містять документи персональні дані інших людей, які не потрібні для виконання замовлення. Якщо це можна зробити без непропорційних зусиль, ми рекомендуємо видалити або надійно закрити такі відомості в копії, наприклад чужі контактні дані, банківські реквізити, підписи, медичні дані або відомості про членів сім’ї. Це рекомендація, а не обов’язкова умова прийняття чи опрацювання документів.

Якщо це потрібно для замовлення та погоджено з вами, ми можемо технічно анонімізувати або псевдонімізувати непотрібні персональні дані на наших власних серверах. Спосіб і обсяг залежать від замовлення, мети обробки та технічних можливостей. Тому зберігайте незмінений оригінальний файл окремо. Не видаляйте дані, необхідні для погодженої роботи; у разі сумніву можете запитати нас до передавання.

Важливо: не закривайте, не видаляйте, не замінюйте й не змінюйте дані, якщо через це спотворюється або приховується юридично значущий зміст, доказове значення чи інформація, потрібна адресату. Обробка не може використовуватися для введення в оману органів, судів, страховиків, банків, роботодавців або контрагентів, перешкоджання перевірці чи обходу обов’язків, строків, штрафів або санкцій. У разі сумніву погодьте допустиму версію з уповноваженим консультантом або адресатом.

5. Не передавайте секрети або дані доступу

Ніколи не передавайте PIN, TAN, коди перевірки картки, повні паролі, коди відновлення, приватні криптографічні ключі або повні дані доступу до чужих облікових записів.

Такі дані не потрібні для наших послуг. Видаліть або закрийте їх перед завантаженням. Дані доступу, потрібні для вашої власної операції, вводьте лише самостійно й безпосередньо у відповідній системі.

6. Зберігайте оригінали й резервні копії

Зберігайте паперові оригінали, незмінені вихідні файли та власну резервну копію всіх переданих матеріалів. Клієнтський портал не є постійним файловим архівом. Завантажені вихідні файли зазвичай неможливо повторно переглянути або завантажити з порталу.

Не знищуйте, не перезаписуйте й не змінюйте оригінали лише через те, що передали нам копію. Відповідальність за дотримання законних або договірних строків зберігання залишається за вами.

7. Правильне використання upload-code

Використовуйте upload-code лише для клієнта, замовлення або процесу, для якого його було видано.
Зберігайте код конфіденційно. Не передавайте його неуповноваженим особам і не публікуйте.
Відкривайте портал безпосередньо за адресою portal.maslyuk.com. Не вводьте код на інших сайтах.
Строк дії та дозволена кількість використань визначаються під час видачі. Код може бути заблоковано після закінчення строку, досягнення ліміту або з міркувань безпеки.
Upload-code дозволяє лише погоджене передавання. Він не надає доступу до попередніх завантажень, збережених документів або даних інших клієнтів.
Видача або використання коду сама по собі не створює договору й не підтверджує повноту документів або прийняття замовлення.
Негайно повідомте нам, якщо код втрачено, випадково передано іншій особі або ви підозрюєте зловживання. Ми можемо заблокувати код і погодити інший спосіб передавання.
Після завантаження дочекайтеся повідомлення порталу про успіх. У разі помилки не завантажуйте файли багаторазово, а спочатку перевірте формат, розмір і з’єднання або зв’яжіться з нами.

8. Перевірка перед завантаженням

Чи дозволені формат і розмір файлу?
Чи перевірили ви кожну відскановану або сфотографовану сторінку на повноту, різкість і читабельність?
Чи займає документ найбільшу можливу частину фотографії та чи видалені зайві ділянки поза документом?
Чи перевірили ви, чи варто за можливості видалити з копії непотрібні дані третіх осіб?
Чи видалені PIN, TAN, паролі, приватні ключі та інші секретні дані?
Чи збережені у вас оригінали й незмінені резервні копії?
Чи використовуєте ви правильний і чинний upload-code?
Чи перевірили ви самостійно для документів до органів, судів або інших установ, яку повну версію слід подати та який строк діє?

9. Офіційні процедури, рішення органів і строки

Наш сервіс не розраховує й не контролює адміністративні, судові, податкові або договірні строки, не обирає заперечення, скаргу чи інший засіб правового захисту та не оцінює шанси на успіх. Завантаження, технічна обробка або підтвердження порталу не зберігають строк перед органом, судом чи іншим адресатом.

Якщо документ стосується рішення органу, заяви, заперечення, скарги, позову, штрафу, вимоги про сплату або іншої справи зі строком, завчасно самостійно організуйте фахову перевірку й дію, що зберігає строк. Перед кожним поданням перевірте адресата, обов’язковий спосіб передавання, повноту, додатки, підпис і строк.

Станом на 23 липня 2026 року