So bereiten Sie Ihre Dokumente vor

Mit einer vollständigen und gut lesbaren Vorlage vermeiden Sie Rückfragen und Verzögerungen. Die folgenden Hinweise gelten für Dokumente, die Sie uns digital übermitteln. Abweichende Anforderungen können im Angebot oder bei der Vergabe des Upload-Codes vereinbart werden.

1. Erlaubte Dateiformate und Größen

Das Kundenportal akzeptiert derzeit folgende Formate:

Pro Datei sind maximal 25 GB zulässig, für alle Dateien eines Upload-Vorgangs zusammen maximal 100 GB. Passwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien können nur bearbeitet werden, wenn dies vorher vereinbart wurde. Aus Sicherheitsgründen werden ausführbare Dateien, Archive und nicht aufgeführte Dateitypen nicht angenommen.

Dokumente: PDF, TXT, RTF, DOC, DOCX und ODT;
Tabellen: CSV, XLS, XLSX und ODS;
Präsentationen: PPT, PPTX und ODP;
Bilder und Scans: PNG, JPG, JPEG, WEBP und HEIC.

2. Qualität von Scans und Fotos

Sie können Ihre Dokumente selbst mit einem Scanner oder mit einer Scan-App auf dem Smartphone, zum Beispiel Adobe Scan oder einer vergleichbaren Anwendung, digitalisieren. Exportieren Sie anschließend die tatsächliche PDF- oder Bilddatei und übermitteln Sie diese über das Kundenportal oder über einen anderen vereinbarten Übermittlungsweg. Senden Sie möglichst keinen bloßen Freigabe-, Cloud- oder App-Link, da dessen Zugriff eingeschränkt sein, ablaufen oder eine zusätzliche Anmeldung erfordern kann.

Wenn Sie keine geeignete digitale Kopie erstellen können, können wir das Scannen nach vorheriger Vereinbarung übernehmen. Diese Leistung gehört nur dann zum Auftrag, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde, und kann wegen des zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwands weitere Kosten verursachen. Über einen erkennbaren kostenpflichtigen Mehraufwand informieren wir Sie vor der Ausführung.

Scannen Sie Dokumente möglichst mit 300 dpi. Für reine Textdokumente genügt in der Regel Graustufe; verwenden Sie Farbe, wenn farbige Markierungen, Stempel oder Unterschriften relevant sind.
Achten Sie darauf, dass alle Seiten vollständig, gerade, scharf und gleichmäßig beleuchtet sind. Ränder, Seitenzahlen, Stempel, Unterschriften und handschriftliche Ergänzungen müssen erkennbar bleiben.
Vermeiden Sie Spiegelungen, Schatten, Finger im Bild, abgeschnittene Ecken und stark komprimierte Messenger-Fotos.
Prüfen Sie jede gescannte Seite vor der Übermittlung bei normaler Vergrößerung auf Vollständigkeit, Schärfe, richtige Ausrichtung und Lesbarkeit. Wenn Sie den Text selbst nicht sicher lesen können, ist die Vorlage meist auch für OCR ungeeignet.
Fotografieren Sie möglichst senkrecht von oben auf einem ruhigen, kontrastreichen Hintergrund. Pro Foto sollte grundsätzlich nur eine Seite abgebildet sein. Das Dokument soll den größtmöglichen Teil des Bildes ausfüllen; schneiden Sie Tischfläche, Boden, Gegenstände und andere nicht zum Dokument gehörende Bereiche möglichst ab.

3. Vollständiger Seitenumfang

Übermitteln Sie alle Seiten des Dokuments in der richtigen Reihenfolge, einschließlich Rückseiten, Anlagen, Beiblätter und Seiten ohne sichtbaren Text, wenn sie zum Dokument gehören. Achten Sie besonders auf Formulierungen wie „Seite 1 von 4“ oder auf Anlagenverzeichnisse.

Fassen Sie zusammengehörige Seiten möglichst in einer PDF-Datei zusammen. Benennen Sie getrennte Dateien eindeutig, zum Beispiel 01_Anschreiben.pdf, 02_Bescheid.pdf und 03_Anlage.pdf. Teilen Sie uns mit, wenn eine Seite bewusst fehlt oder nicht verfügbar ist.

4. Nicht benötigte Daten Dritter möglichst entfernen

Prüfen Sie nach Möglichkeit vor der Übermittlung, ob die Unterlagen personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, die für den Auftrag nicht erforderlich sind. Wenn es ohne unverhältnismäßigen Aufwand möglich ist, empfehlen wir, solche Angaben in einer Kopie zu entfernen oder sicher zu schwärzen, zum Beispiel fremde Kontaktdaten, Kontoverbindungen, Unterschriften, Gesundheitsdaten oder Angaben zu Familienangehörigen. Dies ist eine Empfehlung und keine Voraussetzung für die Annahme oder Bearbeitung Ihrer Unterlagen.

Soweit es für den Auftrag erforderlich und vereinbart ist, können wir nicht benötigte personenbezogene Daten auf unseren eigenen Servern technisch anonymisieren oder pseudonymisieren. Art und Umfang richten sich nach dem Auftrag, dem Bearbeitungszweck und den technischen Möglichkeiten. Bewahren Sie deshalb eine unveränderte Originaldatei getrennt auf. Entfernen Sie keine Angaben, die für die vereinbarte Bearbeitung benötigt werden; bei Unsicherheit können Sie uns vor der Übermittlung fragen.

Wichtig: Schwärzen, entfernen, ersetzen oder verändern Sie keine Angaben, wenn dadurch ein rechtlich erheblicher Inhalt, der Beweiswert oder eine für den Empfänger erforderliche Information verfälscht oder verborgen würde. Die Bearbeitung darf nicht dazu dienen, Behörden, Gerichte, Versicherer, Banken, Arbeitgeber oder Vertragspartner zu täuschen, eine Prüfung zu behindern oder Pflichten, Fristen, Bußgelder oder Sanktionen zu umgehen. Klären Sie die zulässige Fassung im Zweifel mit einer befugten Beratungsstelle oder dem Empfänger.

5. Keine Geheimnisse oder Zugangsdaten übermitteln

Übermitteln Sie niemals PIN, TAN, Kartenprüfnummern, vollständige Passwörter, Wiederherstellungscodes, private kryptografische Schlüssel oder vollständige Zugangsdaten zu fremden Konten.

Solche Angaben werden für unsere Leistungen nicht benötigt. Entfernen oder schwärzen Sie sie vor dem Upload. Zugangsdaten, die Sie für einen eigenen Vorgang benötigen, geben Sie ausschließlich selbst und direkt in das jeweilige System ein.

6. Originale und Sicherungskopien aufbewahren

Bewahren Sie Papieroriginale, unveränderte Ausgangsdateien und eine eigene Sicherungskopie aller übermittelten Dateien auf. Das Kundenportal ist kein dauerhaftes Dateiarchiv. Hochgeladene Ausgangsdateien können dort grundsätzlich nicht erneut angezeigt oder heruntergeladen werden.

Vernichten, überschreiben oder verändern Sie Originale nicht allein deshalb, weil Sie uns eine Kopie übermittelt haben. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bleiben Ihre Verantwortung.

7. Upload-Code richtig verwenden

Verwenden Sie den Upload-Code nur für den Kunden, Auftrag oder Vorgang, für den er ausgegeben wurde.
Behandeln Sie den Code vertraulich. Leiten Sie ihn nicht an unberechtigte Personen weiter und veröffentlichen Sie ihn nicht.
Rufen Sie das Portal direkt unter portal.maslyuk.com auf. Geben Sie den Code nicht auf anderen Websites ein.
Gültigkeitsdauer und zulässige Anzahl der Nutzungen werden bei der Ausgabe festgelegt. Ein Code kann nach Ablauf, Erreichen der Nutzungsgrenze oder aus Sicherheitsgründen gesperrt werden.
Ein Upload-Code ermöglicht nur die vereinbarte Übermittlung. Er gewährt keinen Zugriff auf frühere Uploads, gespeicherte Dokumente oder andere Kundendaten.
Die Ausgabe oder Nutzung eines Codes begründet für sich allein keinen Vertrag und bestätigt nicht, dass die Unterlagen vollständig oder der Auftrag angenommen wurde.
Informieren Sie uns unverzüglich, wenn der Code verloren gegangen ist, versehentlich weitergegeben wurde oder Sie einen Missbrauch vermuten. Wir können den Code sperren und einen neuen Übermittlungsweg abstimmen.
Warten Sie nach dem Upload auf die Erfolgsbestätigung des Portals. Bei einer Fehlermeldung laden Sie die Dateien nicht wiederholt hoch, sondern prüfen Sie zunächst Format, Größe und Verbindung oder kontaktieren Sie uns.

8. Kontrolle vor dem Upload

Sind Dateiformat und Dateigröße zulässig?
Haben Sie jede gescannte oder fotografierte Seite selbst auf Vollständigkeit, Schärfe und Lesbarkeit geprüft?
Füllt das Dokument bei Fotos möglichst das Bild aus und sind unnötige Bereiche außerhalb des Dokuments entfernt?
Haben Sie geprüft, ob nicht benötigte Daten Dritter nach Möglichkeit aus der Upload-Kopie entfernt werden sollten?
Sind PIN, TAN, Passwörter, private Schlüssel und andere Geheimnisse entfernt?
Sind Originale und unveränderte Sicherungskopien bei Ihnen gespeichert?
Verwenden Sie den richtigen, noch gültigen Upload-Code?
Haben Sie bei Dokumenten für Behörden, Gerichte oder andere Stellen selbst geprüft, welche Fassung vollständig einzureichen ist und welche Frist gilt?

9. Offizielle Verfahren, Bescheide und Fristen

Unser Service berechnet oder überwacht keine behördlichen, gerichtlichen, steuerlichen oder vertraglichen Fristen, wählt keinen Widerspruch, Einspruch oder anderen Rechtsbehelf und beurteilt keine Erfolgsaussichten. Ein Upload, eine technische Bearbeitung oder eine Empfangsbestätigung des Portals wahrt keine Frist bei einer Behörde, einem Gericht oder einem anderen Empfänger.

Wenn ein Dokument einen Bescheid, Antrag, Widerspruch, Einspruch, eine Klage, ein Bußgeld, eine Zahlungsaufforderung oder eine andere fristgebundene Angelegenheit betrifft, veranlassen Sie die fachliche Prüfung und eine fristwahrende Handlung rechtzeitig selbst. Prüfen Sie vor jeder Einreichung Empfänger, vorgeschriebenen Übermittlungsweg, Vollständigkeit, Anlagen, Unterschrift und Frist.

Stand: 23. Juli 2026