Zurück zum Blog
2026.07.16Dokumentenaufbewahrung
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
„Kann das weg?“ ist bei Unterlagen nicht nur eine Platzfrage. Für Unternehmen gelten gesetzliche Fristen; Privatpersonen sollten zusätzlich Steuer-, Vertrags- und Verjährungsfristen berücksichtigen. Dieser Überblick bezieht sich auf Deutschland und den Stand 18. Juli 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Unternehmen: zehn, acht oder sechs Jahre
- Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen.
- Acht Jahre: Buchungsbelege. Auch Unternehmer müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.
- Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist greift.
Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder der Abschluss aufgestellt worden ist. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG. Läuft für eine Steuer noch eine relevante Festsetzungsfrist oder hat eine Außenprüfung begonnen, kann eine Unterlage länger benötigt werden.
Privatpersonen: nicht alles hat dieselbe Frist
Für normale private Unterlagen gibt es keine einheitliche allgemeine Aufbewahrungsfrist. Steuerbescheide, Erklärungen und Belege sollten mindestens bis zur Bestandskraft des Bescheids und besser bis zum Ablauf möglicher steuerlicher Fristen aufbewahrt werden. Für bestimmte Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften schreibt § 147a AO sechs Jahre vor; bis Ende 2026 liegt die gesetzliche Schwelle bei 500.000 Euro, ab 2027 bei 750.000 Euro.
Rechnungen über steuerpflichtige Arbeiten an einem Grundstück müssen private Leistungsempfänger nach § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren. Verträge, Zahlungsnachweise und Schriftverkehr sollten mindestens so lange vorhanden sein, wie Ansprüche entstehen können. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis vorlag (§ 195 BGB, § 199 BGB).
Gerichtstitel und dauerhafte Nachweise
Rechtskräftig festgestellte Ansprüche und vollstreckbare Vergleiche oder Urkunden können nach § 197 BGB einer dreißigjährigen Verjährungsfrist unterliegen. Solche Titel gehören deshalb in ein dauerhaftes, besonders geschütztes Archiv. Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse, Renten- und Versicherungsnachweise sowie Unterlagen zu Immobilien sollten praktisch ebenfalls dauerhaft aufbewahrt werden.
Papier, Scan oder Original?
Ein Scan ist für die tägliche Suche sehr hilfreich, ersetzt aber nicht automatisch jedes Original. Unternehmen müssen bei elektronischer Archivierung sicherstellen, dass Unterlagen vollständig, verfügbar, lesbar und – soweit vorgeschrieben – maschinell auswertbar bleiben. Besonders Urkunden, notarielle Dokumente, Zeugnisse und vollstreckbare Ausfertigungen sollten im Original erhalten bleiben.
Praktische Regel: Nicht nach Gefühl löschen. Zuerst Dokumentart, Entstehungsjahr, laufende Verfahren und mögliche Ansprüche prüfen; danach das früheste sichere Löschdatum dokumentieren.
Назад до блогу
2026.07.16Зберігання документів
Як довго потрібно зберігати документи?
Запитання «це вже можна викинути?» стосується не лише вільного місця. Для підприємств діють законодавчі строки, а приватним особам потрібно враховувати податкові, договірні строки та строки позовної давності. Огляд стосується Німеччини станом на 18 липня 2026 року й не замінює юридичної або податкової консультації.
Для бізнесу: десять, вісім або шість років
- Десять років: книги й облікові записи, інвентаризація, початкові баланси, річна звітність, управлінські звіти та організаційні документи, потрібні для їх розуміння.
- Вісім років: бухгалтерські підтвердні документи. Підприємці також зазвичай зберігають рахунки вісім років.
- Шість років: отримані й надіслані ділові листи та інші податково значущі документи, якщо не діє довший строк.
Строк зазвичай починається наприкінці календарного року, у якому документ виник або було складено звітність. Основні норми: § 147 AO, § 257 HGB та для рахунків § 14b UStG. Якщо податковий строк ще не завершився або триває перевірка, документи можуть бути потрібні довше.
Приватні особи: єдиного строку немає
Для звичайних приватних документів немає одного загального строку. Податкові рішення, декларації та підтвердження варто зберігати щонайменше до остаточності рішення, а краще — до завершення можливих податкових строків. Для окремих платників із високими позитивними доходами § 147a AO передбачає шість років; до кінця 2026 року поріг становить 500 000 євро, з 2027 року — 750 000 євро.
Рахунки за оподатковувані роботи, пов’язані з нерухомістю, приватний замовник за § 14b UStG зберігає два роки. Договори, платіжні підтвердження та листування слід залишати принаймні доти, доки можуть існувати вимоги. Загальна цивільна позовна давність становить три роки й зазвичай починається наприкінці року виникнення вимоги та отримання інформації про неї (§ 195 BGB, § 199 BGB).
Судові титули та постійні підтвердження
Для вимог, установлених остаточним судовим рішенням, виконавчих мирових угод або документів § 197 BGB може передбачати тридцятирічну давність. Такі документи варто зберігати постійно й особливо захищено. Свідоцтва про народження та шлюб, дипломи, пенсійні й страхові підтвердження та документи на нерухомість практично також слід зберігати безстроково.
Папір, скан чи оригінал?
Скан дуже зручний для щоденного пошуку, але не завжди замінює оригінал. Підприємства мають забезпечити повноту, доступність і читабельність електронного архіву та, де це потрібно, машинну обробку. Оригінали посвідчень, нотаріальних документів, дипломів і виконавчих примірників потрібно зберігати.
Практичне правило: не видаляйте навмання. Спочатку перевірте вид документа, рік створення, незавершені процедури й можливі вимоги, а потім зафіксуйте найранішу безпечну дату видалення.
Назад к блогу
2026.07.16Хранение документов
Как долго нужно хранить документы?
Вопрос «это уже можно выбросить?» связан не только со свободным местом. Для предприятий действуют установленные законом сроки, а частным лицам нужно учитывать налоговые, договорные сроки и сроки исковой давности. Обзор относится к Германии по состоянию на 18 июля 2026 года и не заменяет юридическую или налоговую консультацию.
Для бизнеса: десять, восемь или шесть лет
- Десять лет: книги и учётные записи, инвентаризации, начальные балансы, годовая отчётность, управленческие отчёты и необходимые организационные документы.
- Восемь лет: бухгалтерские первичные документы. Предприниматели также, как правило, хранят счета восемь лет.
- Шесть лет: полученные и отправленные деловые письма и другие документы, имеющие значение для налогообложения, если не действует более длительный срок.
Срок обычно начинается с конца календарного года, когда документ возник или была составлена отчётность. Основные нормы: § 147 AO, § 257 HGB и для счетов § 14b UStG. Если налоговый срок ещё не завершён или идёт проверка, документы могут понадобиться дольше.
Частные лица: единого срока нет
Для обычных личных документов нет одного общего срока. Налоговые решения, декларации и подтверждения стоит хранить как минимум до окончательности решения, а лучше — до истечения возможных налоговых сроков. Для отдельных налогоплательщиков с высокими положительными доходами § 147a AO устанавливает шесть лет; до конца 2026 года порог составляет 500 000 евро, с 2027 года — 750 000 евро.
Счета за облагаемые налогом работы, связанные с недвижимостью, частный заказчик по § 14b UStG хранит два года. Договоры, подтверждения оплаты и переписку следует сохранять как минимум пока могут существовать требования. Общий срок гражданской исковой давности составляет три года и обычно начинается в конце года возникновения требования и получения информации о нём (§ 195 BGB, § 199 BGB).
Судебные титулы и постоянные подтверждения
Для требований, установленных вступившим в силу решением суда, исполнительных мировых соглашений или документов § 197 BGB может предусматривать тридцатилетний срок. Такие документы нужно хранить постоянно и особенно защищённо. Свидетельства о рождении и браке, дипломы, пенсионные и страховые подтверждения, документы на недвижимость на практике также стоит хранить бессрочно.
Бумага, скан или оригинал?
Скан удобен для повседневного поиска, но не всегда заменяет оригинал. Предприятия должны обеспечить полноту, доступность и читаемость электронного архива и, где требуется, машинную обработку. Оригиналы удостоверений, нотариальных документов, дипломов и исполнительных экземпляров необходимо сохранять.
Практическое правило: не удаляйте наугад. Сначала проверьте вид документа, год создания, незавершённые процедуры и возможные требования, затем зафиксируйте самую раннюю безопасную дату удаления.
