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2026.07.16Dokumentenaufbewahrung

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

„Kann das weg?“ ist bei Unterlagen nicht nur eine Platzfrage. Für Unternehmen gelten gesetzliche Fristen; Privatpersonen sollten zusätzlich Steuer-, Vertrags- und Verjährungsfristen berücksichtigen. Dieser Überblick bezieht sich auf Deutschland und den Stand 18. Juli 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Unternehmen: zehn, acht oder sechs Jahre

• Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen.
• Acht Jahre: Buchungsbelege. Auch Unternehmer müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.
• Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist greift.

Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder der Abschluss aufgestellt worden ist. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG. Läuft für eine Steuer noch eine relevante Festsetzungsfrist oder hat eine Außenprüfung begonnen, kann eine Unterlage länger benötigt werden.

Privatpersonen: nicht alles hat dieselbe Frist

Für normale private Unterlagen gibt es keine einheitliche allgemeine Aufbewahrungsfrist. Steuerbescheide, Erklärungen und Belege sollten mindestens bis zur Bestandskraft des Bescheids und besser bis zum Ablauf möglicher steuerlicher Fristen aufbewahrt werden. Für bestimmte Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften schreibt § 147a AO sechs Jahre vor; bis Ende 2026 liegt die gesetzliche Schwelle bei 500.000 Euro, ab 2027 bei 750.000 Euro.

Rechnungen über steuerpflichtige Arbeiten an einem Grundstück müssen private Leistungsempfänger nach § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren. Verträge, Zahlungsnachweise und Schriftverkehr sollten mindestens so lange vorhanden sein, wie Ansprüche entstehen können. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis vorlag (§ 195 BGB, § 199 BGB).

Gerichtstitel und dauerhafte Nachweise

Rechtskräftig festgestellte Ansprüche und vollstreckbare Vergleiche oder Urkunden können nach § 197 BGB einer dreißigjährigen Verjährungsfrist unterliegen. Solche Titel gehören deshalb in ein dauerhaftes, besonders geschütztes Archiv. Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse, Renten- und Versicherungsnachweise sowie Unterlagen zu Immobilien sollten praktisch ebenfalls dauerhaft aufbewahrt werden.

Papier, Scan oder Original?

Ein Scan ist für die tägliche Suche sehr hilfreich, ersetzt aber nicht automatisch jedes Original. Unternehmen müssen bei elektronischer Archivierung sicherstellen, dass Unterlagen vollständig, verfügbar, lesbar und – soweit vorgeschrieben – maschinell auswertbar bleiben. Besonders Urkunden, notarielle Dokumente, Zeugnisse und vollstreckbare Ausfertigungen sollten im Original erhalten bleiben.

Praktische Regel: Nicht nach Gefühl löschen. Zuerst Dokumentart, Entstehungsjahr, laufende Verfahren und mögliche Ansprüche prüfen; danach das früheste sichere Löschdatum dokumentieren.